Mekanisme Kerja Yang Efisien

Bahasan ini mungkin kelihatannya sederhana, dan jarang diperhatikan orang.  Banyak orang melakukan pekerjaan, baik itu sebagai karyawan atau yang wiraswasta, hanya mengikuti situasi yang ada, tanpa perencanaan. Artinya adalah apabila ada pekerjaan dikerjakan, kalau tidak ada diam atau mencari kesibukan dengan hal yang kurang bermanfaat, seperti ngrumpi, main catur atau yang lainnya.

Perlu diketahui bahwa cara kerja seseorang, akan menentukan produktivitas yang dihasilkan.  Kalau seorang karyawan bekerja hanya pada saat ada pekerjaan, tanpa inisiatif, maka karir dia tidak akan meningkat, tapi bisa saja jabatannya meningkat karena dia memiliki koneksi.  Begitupun dengan orang yang menggeluti usaha, maka usahnya hanya biasa-biasa saja, bahkan mungkin bisa mengalami kemunduran.

Menjalani pekerjaan harus memiliki perencanaan, perencanaan tidak hanya bicara target yang harus dicapai pada waktu tertentu, akan tetapi perencanaan harus dimulai dengan apa yang harus dkerjakan hari ini.  Kalau kita punya perencanaan setahun kedepan, akan tetapi tidak memiliki perencanaan harian, maka rencana setahun kedepan sulit dicapai. 

Kebiasaan saya adalah sebelum melakukan aktivitas, merapikan meja kerja, kemudian mengambil selembar kertas dan mulai menulis.  Saya menuliskan point-point pekerjaan yang belum diselesaikan hari kemarin dan menuliskan pekerjaan yang harus dikerjakan hari ini.  Lalu saya menguraikan cara mengerjakan point-point pekerjaan yang harus diselesaikan hari ini.  Dan memikirkan cara yang paling efisien dalam menyelesaikan pekerjaan. Disamping itu juga ditentukan skala prioritas pekerjaan secara berurutan, artinya pekerjaan yang paling penting yang harus dikerjakan lebih dahulu, baru kemudian urutan kedua, begitu seterusnya sampai pekerjaan selesai.

Dalam melakukan pekerjaan juga harus difikirkan secara matang, kalau masih ragu lebih baik tidak dikerjakan.  Saya punya motto dalam hal berfikir, yang saya buat sendiri yaitu :

If we thingking, we can do anything, but if not thingking what we do is nothing

Artinya kurang lebih adalah “Apabila kita berfikir, kita bisa mengerjakan apapun, tetapi apabila tidak berfikir, apa yang kita kerjakan akan sia-sia’’

Langkah berikutnya adalah mendistribusikan pekerjaan yang harus dikerjakan kepada bawahan, langkah ini bisa dilakukan dengan memanggil satu per satu atau mengumpulkan mereka dengan mengadakan rapat.  Keduanya ada kelebihan dan kekurangannya.  Kalau memanggil satu per satu, komunikasi lebih intensif, tetapi waktu yang digunakan lebih lama. Kalau dilakukan rapat, maka waktu yang dipergunakan lebih efisien dan semua divisi mengetahui permasalah perusahaan, akan tetapi bawahan harus kreatif dalam menterjemahkan hasil rapat. Dari point pekerjaan yang sudah ditulis, tidak semuanya dapat dkerjakan bawahan,akan tetapi ada yang harus dikerjakan sendiri.

Kemudian kebiasaan saya adalah mempelajari lembaran-lembaran laporan harian yang telah terjadi pada hari kemarin, laporan tersebut berupa laporan keuangan harian, laporan produksi, laporan persediaan, laporan pemasaran, laporan kondisi mesin, laporan pembelian dan lain-lain.  Dari laporan tersebut dapat dilakukan evaluasi dan apabila terjadi masalah, maka harus segera diselesaikan.

Semua point pekerjaan harus diusahakan selesai hari ini, akan tetapi adakalanya pekerjaan tertunda karena berhubungan dengan orang lain, misalnya bertemu dengan orang lain.  Apabila orang tersebut tidak bisa ditemui, maka pekerjaan bisa diundur. 

Setelah pekerjaan selesai, sebelum pulang, maka kertas yang satu lembar tadi dibuka kembali dan dilingkari untuk pekerjaan yang sudah selesai dan dikasih tanda ½ untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan akan tetapi belum tuntas, sedangkan yang belum dikerjakan, tidak perlu dikasih catatan. Lembaran tersebut disimpan untuk dilihat dalam penyusunan rencana kerja besok, dan begitu seterusnya.

Dalam jangka pendek, mekanisme kerja seperti ini tidak akan kelihatan hasil yang berarti, akan tetapi dalam jangka panjang, perkembangan perusahaan akan terlihat dengan jelas. Mekanisme kerja juga harus diterapkan kepada bawahan dan staff lainnya, sehingga dapat dijadikan menjadi budaya kerja.

Mekanisme ini tidak hanya berlaku bagi seseorang yang bekerja pada sebuah perusahaan , akan tetapi bisa atau lebih tepatnya harus dilakukan juga pada profesi lain seperti pengusaha dan lain-lain.

Kembali lagi pada berfikir sebelum mengerjakan suatu pekerjaan.  Saya punya contoh yang mungkin dapat memberikan inspirasi bagi anda, sebagai berikut :

Pada suatu waktu salah satu mesin mengalami kerusakan, padahal mesin tersebut sangat fital dalam kegiatan perusahaan, untuk itu perlu segera diperbaiki.  Mekanis perusahaan telah melakukan pengecekan atas kerusakan mesin. Dari hasil pengecekan disimpulkan bahwa ada satu komponen yang rusak, setelah diperbaiki, ternyata mesin masih belum bisa hidup.  Kemudian dilakukan perbaikan pada komponen lainnya, setelah dipasang ternyata masih belum juga hidup. Kemudian diperbaiki komponen yang lain, masih juga tidak jalan. 

Perbaikan telah dilakukan selama dua hari, mesin masih tidak bisa jalan, padahal mekanik bekerja siang dan malam. Sedangkan kerugian atas kerusakan mesin berimbas pada produk yang rusak yang nilainya lebih dari keuntungan dalam satu bulan. Tetapi pada saat mekanik, bekerja saya mengawasi langsung dan saya mempelajari cara kerja mesin.  Dari gejala yang timbul, saya menyimpulkan ada satu alat yang kelihatannya tidak rusak, tetapi sebenarnya tidak berfungsi.  Alat tersebut adalah solenoid yang fungsinya untuk menutup kran secara otomatis, apabila mesin dimatikan. 

Ternyata solenoid tidak dapat membuka pada saat mesin dihidupkan. Setelah saya pelajari fungsi solenoid adalah sebagai alat untuk menahan gas agar tida keluar dari evavurator pada saat mesin mati gunanya adalah agar pada awal star mesin dinyalakan bisa lebih efektif.  Akan tetapi solenoid dengan ukuran yang sama tidak ada dipasaran. Kalaupun ada, maka harus memesan dan baru datang tiga minggu kemudian.  Yang jelas, tidak mungkin menunggu selama tiga minggu untuk memperbaiki mesin. Setelah saya pelajari ternyata mesin bisa di by pass tanpa solenoid, walaupun kurang efektif.

Lalu saya panggil mekanis untuk diskusi, dan mengemukakan pandangan saya, dia bilang bukan solenoid yang rusak, karena solenoid masih utuh. Ketika saya jelaskan, mekanis tidak mau mengalah.  Akhirnya saya perintahkan agar dia memasang lagi semua komponen yang sudah di bongkar. Dan mencabut solenoid dari mesin dan pipa di sambung langsung.  Setelah selesai dipasang semua, lalu mesin dinyalakan, ternyata mesin bisa hidup dan berjalan normal.

Dari pengalaman tersebut, saya perintahkan kepada mekanis untuk melakukan inventarisasi suku cadang yang sering mengalami keruskan dan segera ajukan ke bagian pengadaan untuk dibeli sebagai cadangan.

Mudah mudahan cerita yang saya kemukanan dapat memberikan inspirasi bagi anda, walupun anda memiliki bidang yang berbeda dari contoh diatas,

Terima kasih, sukses selalu.

Firdaus Hendrawan